Qu’il s’agisse d’un objectif banal à atteindre ou d’un objectif de travail beaucoup plus important, vous vous demandez sûrement par quel bout commencer et comment vous organisez.

Je vous livre ici ma manière de m’organiser et d’éviter le stress au travail. Ce modèle d’organisation du travail que j’utilise agit à des niveaux temporels, pragmatiques et psychologiques.

C’est grâce à une organisation stricte et engagée que j’atteints mes objectifs et que du coup, j’arrive à mener tous mes projets de front…en restant zen.

Etape 1 : Définissez vos objectifs.

 

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Cela demande des efforts d’anticipation et de réflexion. Beaucoup de personnes ne savent pas ce qu’elles veulent et ce qui doit être fait dans 1 mois, dans 1 an, dans 5 ans et plus et se laisse surprendre par le temps qui passe. Ce qui constitue pour moi un manque à gagner car c’est prendre le risque de se laisser aller au gré du vent. Le temps passé est définitivement perdu.

Discipliner votre esprit et le maintenir focalisé vous ouvriront les portes de la réussite de vos projets. Vous devrez également prendre le temps de programmer votre travail et surtout de respecter vos engagements.

Il sera difficile d’organiser votre travail si vous n’avez pas préalablement défini vos objectifs. Quel résultat final visez-vous ? Prenez de quoi noter et faite une liste ! Le fait d’écrire permet de se vider l’esprit et de ne surtout rien oublier. Cela permet également de mieux s’organiser. Il faut d’abord avoir une vision précise du résultat final souhaité. Avoir une vision finale permet de donner une direction à ses pensées et à ses actions et d’alléger mentalement la liste de choses à faire en opérant par étapes. 

Exemple : 

Créer un évènement annuel est un objectif final

Trouver un traiteur, créer une affiche et envoyer les invitations, contacter la société de décoration, acheter à manger pour le chat ne doivent pas être considérés comme des objectifs finaux. (votre chat ne devrait pas faire partie de la liste non plus)

On ne s’encombre pas l’esprit par le superflu car on ne garde que l’essentiel. Je classe personnellement mes objectifs selon qu’ils soient à  très court et court-terme, moyen terme et très long et long terme.

  • très court-terme : 1 ou plusieurs jours, 1 ou plusieurs semaines et un mois
  • court-terme : 2 à 6 mois
  • moyen terme : 6 mois à 1 an
  • long terme : 1 an à 5 ans
  • très long terme : 5 ans et plus

Appelé aussi deadline : il s’agit de déterminer une date précise à laquelle l’objectif final devra être atteint. Ainsi, nous pouvons naturellement classer les objectifs selon leur degré d’urgence. Si j’ai un objectif à court-terme je saurai par exemple qu’il me faudra lui consacrer beaucoup plus de temps chaque jour que pour l’objectif à long terme car la date limite approche.

Entre deux objectifs, demandez-vous lequel des deux doit être atteint en premier? Lequel des deux nécessite davantage d’heures de travail ou de préparation ? Si un objectif nécessite plus de temps de préparation, il faudra alors lui allouer davantage de temps au quotidien ou l’étaler sur plusieurs jours, semaines, mois. Lequel est le plus important des deux ? Si je devais choisir qu’un seul lequel je choisirai ?

Ici, vous devez faire preuve d’anticipation, avoir le sens des priorités, utiliser des outils de planification que vous respecterez.

Vouloir tout faire en même temps et en une seule fois n’est pas la bonne attitude, au contraire cela crée un stress supplémentaire.

Etape 2 : Subdiviser

A partir des objectifs finaux déterminés en première partie et en fonction de votre vision, définissez  maintenant les tâches (étapes) à accomplir pour y arriver.

Par exemple, pour atteindre l’objectif à un an (ex : créer l’évènement annuel) , quelle étape vais-je faire lundi mardi mercredi …combien de temps maximum j’accorde à cette étape? Pour atteindre tel résultat dans deux ans, que vais-je faire durant les vingt-quatre prochains mois ? Pour atteindre ceci dans 5 ans, que vais je faire en 2017, 2018 etc. et ainsi de suite.

Organisez encore une fois vos objectifs et sous-objectifs par ordre de priorité.

  • Urgent et important, ça ne peut pas attendre, au top de la liste des choses à faire
  • Important non urgent : c’est important mais cela peut attendre
  • Non important et urgent : Ne vous cassez pas la tête.
  • Non urgent non important : cela ne devrait même pas vous stressez.

Vous aurez compris que ce n’est qu’une fois que j’ai déterminé l’objectif final que  j’organise mes sous-tâches par jour, semaine, mois et année (et non l’inverse).

Vous gagnez énormément au niveau psychologique. Si l’on prend l’objectif final tel quel nous risquons d’ être paralysé tellement il nous paraîtra énorme et hors d’atteinte. Nous allons stresser, être découragé, intimidé avant même d’avoir fait quoi que ce soit. En effet, le fait de considérer un objectif comme de petits éléments, des petites étapes à passer nous paralyse moins par l’ampleur de la tâche à réaliser. Nous allons donc moins paniquer, la tâche nous paraîtra moins ardue. Nous aurons  également tendance à moins procrastiner car la tâche ne nous paraîtra pas grosse comme une maison. De plus, agir ainsi de manière progressive évite te tomber dans les dangers du stress en voulant tout faire en même temps.

De plus, on a un sentiment de satisfaction, de fierté après avoir accompli chaque étape, nous sommes contents d’avancer un peu plus chaque jour. On mesure ainsi le chemin parcouru et on n’a moins l’impression de faire du sur place.

Enfin, à la fin de la journée ou de la semaine, du mois…félicitez-vous d’avoir avancé et d’avoir accompli les tâches prévues. Cela aura pour effet de vous encourager et de mesurer votre progression.

Etape 3 : Faîtes de votre mieux et lâchez prise.

 

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De manière générale, la réalisation d’une tâche prend toujours plus de temps que ce qu’on avait prévu. Cependant, il reste important de ne pas allouer trop de temps à une tâche. L’enjeu est de trouver un équilibre entre les deux.

Il est tout aussi important de se connaître, d’assumer et de le dire aux autres/à soi-même. Cela enlèvera une grande charge de stress, de perte de temps et de déception. Soyez juste avec vous-même et avec les autres.

Se connaître : générez-vous un travail de meilleure qualité lorsque vous travaillez dans le stress ou préférez-vous vous y prendre à l’avance ? Est-ce que vous pouvez travailler en peu de temps et fournir quelque chose de qualité ? Etes-vous lent ? Quelles sont vos réelles capacités ?

Est-ce que vous pouvez réellement terminer ce travail dans les temps impartis ? Quels sont vos talents ? Ne vaudrait-il pas mieux déléguer une tâche à une personne qui s’y connaît davantage en échange de services ou d’une petite rémunération ? Êtes-vous réellement en mesure de fournir un tel travail dans les délais impartis ?

Afin de vous enlever du stress au travail, soyez clair sur les conséquences si vous optez pour un parti pris plutôt qu’un autre.

Qu’est-ce qui est le plus important ? Rendre un travail de qualité ou rendre un travail le plus vite possible ?

Faites vos choix en connaissance de cause et assumez! Cela ne sert à rien par la suite de râler, de s’énerver ou d’en vouloir aux autres :

  • Bien évaluer le temps nécessaire à la réalisation d’un objectif et accepter la durée nécessaire, trouver la bonne équipe, rester focalisé permettront de fournir un travail efficace de bonne qualité
  • Sous-évaluer le temps nécessaire en sautant les étapes ou en fournissant un travail conséquent. Si vous sous-estimez largement la durée de travail nécessaire, vous prenez le risque d’aller plus vite et par conséquent de fournir un travail de moins bonne qualité, d’augmenter votre niveau de stress et de déception.
  • Surévaluer la durée nécessaire ou en ne se donnant pas de durée précise. Si vous avez trop de temps ou que vous n’avez pas arrêté de durée précise, vous risquez de ne pas aller à l’essentiel et de passer trop de temps sur un projet, ne pas être très focus et de faire plusieurs choses en même temps.

Être zen et lâcher-prise se trouvent dans l’acceptation de ce qui est véritablement. Se battre contre le temps qui passe trop vite ou qu’il n’y a pas assez, vouloir accomplir quelque chose de grand en peu de temps , vouloir tout faire en même temps…vous apportent quoi ?

Après avoir pris en compte tous ces paramètres (connaître ses limites, choisir ce qui est important, choisir un parti-pris, accepter la durée de travail nécessaire) et avoir fait de votre mieux pour parvenir à réaliser vos objectifs, la colère, le stress envers vous-mêmes seront inutiles car vous savez que vous vous êtes donné au maximum.

Ne vous emportez pas s’il y a des retards de la part des autres ou des imprévus car ce n’est pas sous votre contrôle. C’est ici que le lâcher-prise rentre en jeu : à partir du moment où vous avez fait du mieux que vous pouviez, que vous assumez vos choix,  vous êtes en paix avec vous-même.

Et si un imprévu survient, il convient de le prendre comme un challenge et de rester « orienté solution ».

Étape 4 : Déconnectez-vous

 

poz      Si vous êtes une personne très connectée, il sera nécessaire de faire des choix si vous voulez avancer dans vos projets. Cela vous évitera d’ être dérangé. De plus, vous resterez focalisé.

Faîtes de véritable pause : pas de lecture d’email, de networking ou d’appels. Votre moment de pause sert véritablement à se reposer! Faites quelques exercices de respiration, oxygénez-vous, faites un tour dans un parc. Cela vous permettra de faire une coupure générale (physique, émotionnelle) et de repartir sur de bons pieds par la suite donc d’ être plus efficace.

Choisissez d’allumer puis d’éteindre votre portable à des heures précises le matin et le soir. Vous pouvez choisir le mode Ne pas déranger (paramètres-sons et notifications-Ne pas déranger) sur votre téléphone, vous pouvez même choisir les horaires d’indisponibilité (dans Autoriser les exceptions).

Choisissez des heures spécifiques et cadrées pour lire vos mails et vous rendre sur les réseaux sociaux. Déterminez une durée maximale car Internet peut très vite être chronophage.

Des applications permettent également de bloquer le temps d’un instant l’accès à votre téléphone portable : Forest, Offtime, Moment, MyTime…

En résumé :

  • définissez la nature de votre objectif
  • déterminez le niveau d’urgence, d’importance et le temps de préparation nécessaire
  • subdivisez l’objectif final en sous-objectif.
  • faites des choix en fonction de votre rythme, prenez un parti pris et assumez
  • déléguez si nécessaire
  • planifiez dans votre agenda en fonction de ces paramètres. Félicitez-vous à chaque sous-objectif atteint.
  • faites de votre mieux et lâcher-prise
  • déconnectez-vous, faites de véritables pauses
  • souriez.